企业合规指南之合同约定送达地址的重要性
来源: 作者:王黎君 时间:2023-06-01

在签订合同时,合同签订双方需填写通讯地址和送达地址,在通常情况下,合同签订双方会填写企业登记注册时的地址或身份证上的地址,而非实际经营地址或实际居住地址。在合同履行过程中,待双方之间逐渐熟悉起来之后,再告知实际经营地址或实际居住地址,并告知对方联系自己要将信件送达至实际经营地址或实际居住地址,殊不知该种做法可能会造成送达障碍。


       送达障碍,会对合同相对方造成什么影响呢?笔者举一个例子加以说明。

李某出资200万元人民币投资厦门某有限合伙企业成立的一个基金,合同约定,该笔资金用于投资某燃气专项项目,且合同约定专项基金的季度进展公告、年报以及重大事项需向各投资人留存的送达地址进行寄送通知。顾某通过某理财平台也对该基金进行了投资。在基金项目存续期间,该基金项目管理人未召开持有人大会进行表决,擅自变更了该基金的投资公司,李某、顾某均未收到变更被投主体项目的通知书,且李某、顾某在基金项目成立之后未收到任何进展公告。后两人登录国家企业信息查询系统查到了该基金变更了被投主体,两人分别与该基金经理进行交涉。在两人与基金经理交涉之后,基金经理将基金项目进展公告向顾某参投的投资平台发送,而李某仍未收到项目进展公告,其后两人向法院提起诉讼。等到案件受理时,该基金变更投向的企业已严重亏损,投资人的利益受到了极大的损害。该案中,虽然存在基金管理人有未尽责履职,故意制造送达障碍,怠于向投资人按照合同约定的送达地址寄送重大事项通知和未履行公告义务的可能,但不可否认的是该送达障碍确实延误了投资人维护权益的最佳时机。


无独有偶,笔者在一起民事纠纷中也亲身经历过当事人刻意制造的送达障碍情况。在一起建设工程案件中,笔者代理实际施工人一方,实际施工人与发包方签订的合同中并未约定送达地址,但在合同尾款处约定了财务的开票信息,开票信息中包含了实际施工人的注册地址。后在履行合同的过程中,发包方知晓了实际施工单位的实际经营地址,并向该实际经营地址发送多份信件,实际施工人实际签收了该些文件并进行回复。但当实际施工人向发包人报结算并索要工程款时,发包人向合同尾款填写的开票信息中记载的注册地址恶意寄送维修通知书,而不将维修通知书寄送双方一直进行信件往来的实际经营地址,后又向我方实际经营地址寄送处罚决定书。结果可想而知,寄向注册地址的维修通知书的信件被退回。


在该案件中,发包人此举意欲证明已经就相关事项对实际施工人履行了通知义务,而实际施工人却怠于履行维修义务,构成了违约行为,应承担发包人另行维修的费用。根据法律规定及交易习惯,通知不仅要有通知这一行为,还需要有效送达,否则视为该通知无效或通知不能。在该案中,发包人所声称的通知不能,系属发包人的恶意为之,笔者当然主张该通知不产生送达的法律效果。回顾此案,如果合同双方在合同中能够明确约定通讯地址,且在合同中约定向该地址以外的其他地址送达行为即为无效,就完全可以避免双方关于送达问题产生争议。

合同双方在合同中约定送达地址,不仅有利于减少双方争议,也有利于方便法院的送达工作。《最高人民法院关于进一步推进案件繁简分流优化司法资源配置的若干意见》中明确规定,当事人在纠纷发生之前约定送达地址的,人民法院可以将该地址作为送达诉讼文书的确认地址。

如果法院向合同约定的送达地址寄送法律文书被退回,该送达是否有效呢?根据笔者的办案经验,鉴于合同签订距起诉时通常会有时间间隔,合同约定的送达地址可能会发生变化,另一方无法从送达以外的途径得知案件情况。如果将退回视为有效送达,这样无法保证当事人的权利,故在合同约定的送达地址无法送达时,会进行公告送达。公告送达的法律文书包括起诉书、上诉状、开庭传票和判决书,每次公告送达的公示期为30日。30日的送达公告期时间较长,会导致诉讼时间被拖长,影响案件处理效率,故避免这些问题的最佳办法则是在双方签订的合同或相关协议文本中约定有效的送达地址。


      在双方履行合同的过程中,一方或双方变更经营地址或实际住所地的情况时又该怎么处理呢?即在合同履行的过程中,合同一方主体变更经营地址或实际住所地址,合同一方仍可在变更实际经营地址或住所地后,向合同相对方的送达地址寄送变更通知,或重新达成送达地址的约定。故作为专业律师,笔者建议合同双方尽量在合同中约定好送达条款。事先约好送达地址,这样在纠纷发生后有利于提高司法机关处理案件的效率,也可以让当事人避免等待漫长的公示期。


       法律关于送达地址有哪些具体规定呢?《民法典》第五百零九条规定 “当事人应当按照约定全面履行自己的义务。当事人应当遵循诚信原则,根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。”该条规定了合同当事人对合同有全面履行义务,包括通知、协助、保密等附随义务,既然合同当事人有通知义务,那么有效的将信件通知和送达对方乃合同履行之要义。为有效通知对方,合同中有必要约定送达地址。故在合同中,若约定送达地址,应以实际经营地址或实际住址作为首选。除《民法典》的规定之外,早在2016年重庆高院曾向重庆市律师协会提出《重庆市高级人民法院关于在民商事合同中约定送达地址的司法建议书》渝高法建〔2016〕5号,倡导律师在指引当事人签订民商事合同时,由当事人根据自愿合法原则,与相对方约定送达地址。


       既然送达地址和联系地址在合同履行中如此重要,那么应当如何在合同中起草相应条款以保障自身的合法权益?律师建议:送达地址和联系地址,应该参照法律规定进行约定,即送达地址和联系方式应为双方有效的送达地址和联系方式,合同履行中相关文件通过邮寄送达至合同约定的地址或电子送达方式发送至合同指定系统则视为对方签收,为有效送达,合同相对人不得向合同约定的送达地址之外的地址送达,如按照合同约定的地址送达相关文书后,因未妥投或者拒收等原因被退回的,文书退回之日可视为送达之日。当事人如需变更约定的送达地址和联系方式,应按照约定方式将变更后的送达地址和联系方式通知对方当事人;如未按该约定方式变更的,原约定送达地址和联系方式仍然有效。


       在商事活动中,合同的起草、修改、签订等都是非常重要的事项,合同中的送达地址条款作为通知双方合作事宜与争议解决的重要条款,其重要性不言而喻。因此,当事人在签订的合同中明确约定该送达条款,既有利于解决合同履行中的通知送达问题,也有利于提高诉讼或仲裁中的送达效率,方便案件快速有效地进行解决。

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